Los retos derivados la gestión de nómina en la internacionalización

La nómina es, por naturaleza, intrínsecamente local: la normativa es local; los elementos de pago, locales; las obligaciones de los empleadores, locales; las costumbres y prácticas, locales; los requisitos de presentación, locales; la terminología y el idioma, locales; el software, local, los formatos locales de las nóminas… La lista es interminable.

Pero en la economía globalizada de hoy, las empresas operan cada vez más transfronterizamente, formando equipos en diferentes países a medida que crecen para satisfacer las necesidades de los clientes o acceder al talento. Esto significa que incluso las pequeñas empresas pueden tener empleados en varias jurisdicciones, lo que a su vez supone que tienen que encontrar una manera de gestionar eficazmente las nóminas en una variedad de localizaciones en todo el mundo, a menudo desconocidas.

Esto presenta ciertos retos, porque la nómina internacional es intrínsecamente más compleja que la nómina en un solo país. Cada jurisdicción en la que opere una organización tendrá diferentes obligaciones de cumplimiento, marcos normativos, regímenes fiscales, prestaciones, acuerdos de seguridad social y modelos de contrato. Además, los sistemas bancarios varían de un país a otro, lo que significa que el proceso de pago a los empleados debe ser específico para cada país a fin de garantizar el cumplimiento de los plazos y tener en cuenta los diferentes tiempos de procesamiento de las transferencias bancarias.

Mientras que las nóminas en un solo país son homogéneas, el procesamiento internacional requiere diferentes entradas y produce diferentes salidas de datos. Gestionar estos datos, proporcionar a los proveedores locales la información correcta, validar sus cálculos e informar sobre todas las actividades de nóminas a los equipos financieros y de recursos humanos se convierte en un reto cada vez mayor a medida que las organizaciones crecen en número de empleados y en complejidad.

Según muchos gestores de nóminas internacionales, la tarea a la que más tiempo dedican sus equipos es la de depurar y organizar manualmente los datos para que todas sus nóminas internacionales hablen en el mismo idioma. Esta forma manual de consolidar los datos de las nóminas no es escalable y es vulnerable. A partir de cierto punto, el enfoque tradicional basado en hojas de cálculo y correo electrónico empieza a fallar. Se necesitan herramientas específicas para la gestión de las nóminas con el fin de introducir la estandarización y hacer que la función de nómina sea más transparente ante el resto de la organización y responsable.

Para las empresas que se están expandiendo internacionalmente, la clave para resolver estos problemas es combinar una sólida experiencia en el mercado local con soluciones que puedan agilizar todo el proceso de nóminas.

Con la tecnología adecuada, ahora es posible estandarizar la gestión de nóminas a lo largo de toda la organización. En lugar de que cada país tenga su propio flujo de trabajo y produzca diferentes resultados, que luego tienen que ser consolidados manualmente por el equipo de nóminas, las plataformas globales de gestión de nómina permiten a las empresas tener un único flujo de trabajo para todas las nóminas nacionales.

Asimismo, al agregar todos los datos en una sola plataforma, la cantidad de reconfiguración de datos que debe realizar el equipo de nóminas puede reducirse drásticamente. Esto supone un importante ahorro de costes y facilita la elaboración de informes y el análisis de datos.

Como tarea de back-office, las nóminas suelen recibir poca atención a nivel ejecutivo, pero en la mayoría de las organizaciones los salarios son el mayor coste de funcionamiento de un negocio, superando a menudo el 80 % del presupuesto total de una empresa.

Tener una visibilidad y un control totales sobre esta parte de las finanzas de una empresa es fundamental, especialmente en medio de un proceso de transformación profundo como una expansión internacional. Ponte en contacto para obtener más información.